Cómo aceptar las facturas de tus proveedores (y por qué importa)

Facturar es la mitad del trabajo. La otra mitad es lo que recibís: cada factura electrónica que te emite un proveedor hay que confirmarla ante Hacienda. Ese mensaje se llama Mensaje Receptor y es lo que sustenta el IVA que te vas a acreditar.

Qué es el Mensaje Receptor

Es un documento que vos le enviás a Hacienda diciendo qué hacés con la factura que recibiste:

• Aceptada: la reconocés completa.
• Aceptada parcialmente: reconocés solo una parte del impuesto.
• Rechazada: no corresponde a tu negocio.

Además indicás la condición del impuesto: si genera crédito de IVA, si es gasto corriente que no lo genera, si es un bien de capital, y así.

Cómo llegan las facturas

Tus proveedores están obligados a enviarte el XML al correo que tengas registrado. Lo práctico es tener un buzón dedicado, por ejemplo facturas@tunegocio.com, y que el sistema lo lea solo. En el Facturador eso se configura una vez y las facturas aparecen en Recepción sin que nadie las baje a mano.

Los tiquetes no se confirman

Si el proveedor te dio un tiquete electrónico en vez de una factura, no se puede confirmar y no genera crédito de IVA. Hacienda lo rechaza con un mensaje específico. La solución no es insistir: hay que pedirle al proveedor que emita una factura electrónica a nombre de tu negocio. Él anula el tiquete con una nota de crédito y te manda la factura.

Por eso conviene decir "factura a nombre de la empresa" antes de pagar, y no después.

Los plazos

La confirmación de las facturas del mes anterior se hace dentro de los primeros días hábiles del mes siguiente, junto con la declaración del IVA. Dejarlo para el final del mes es el camino corto a perder crédito fiscal por olvido.

Lo que gana tu negocio

Cuando las compras están confirmadas, el reporte de IVA sale solo: débito por tus ventas, crédito por tus compras aceptadas y el estimado a pagar. Sin cuadrar nada a mano y sin sorpresas el día de la declaración.