Cómo preparar la declaración de IVA con facturas emitidas y compras recibidas en Costa Rica

Reúne todos los comprobantes electrónicos

1. Accedé al portal de la Hacienda o a tu software de facturación.
2. Descargá los archivos XML de todas las facturas emitidas en el período que vas a declarar.
3. Hacé lo mismo con los comprobantes de compra (facturas de proveedores, notas de crédito, notas de débito).
4. Guardá los documentos en una carpeta con nombre claro, por ejemplo IVA_2024_Q1.

Verificá la versión del comprobante

• La normativa actual exige la versión 4.4 para los comprobantes electrónicos.
• Si encontrás facturas con versiones anteriores, consultá con tu contador antes de incluirlas.

Chequeá los datos obligatorios de cada comprobante

Revisá cada fila del reporte. Si encontrás errores, corregílos en el sistema antes de generar el reporte final.

Conciliación entre facturas emitidas y recibidas

• Compará el total de IVA debe (facturas emitidas) con el total de IVA haber (compras).
• El saldo resultante será el IVA a pagar o a favor.
• Si el saldo es negativo, podés solicitar devolución o compensación; si es positivo, deberás pagarlo.

Revisa retenciones y percepciones

• Algunas compras pueden estar sujetas a retención de IVA o de impuesto sobre la renta.
• Verificá que los comprobantes de retención estén incluidos en el reporte.
• Sumá los montos retenidos y restálos del saldo de IVA a pagar.

Generá el reporte de IVA

1. Usá tu software de facturación o una hoja de cálculo.
2. Incluí columnas para:
   • Total facturas emitidas (neto y IVA)
   • Total compras (neto y IVA)
   • Retenciones y percepciones
   • Saldo final
3. Exportá el reporte en formato CSV o Excel, según lo requiera tu contador.

Checklist antes de entregar los datos al contador

• Todos los XML están descargados y guardados en la carpeta del período.
• Versión 4.4 confirmada en cada comprobante.
• NIT, CABYS y ATV correctos en cada registro.
• Llave criptográfica válida y sin errores de firma.
• Totales conciliados entre ventas y compras.
• Retenciones y percepciones incluidas y sumadas.
• Reporte de IVA generado y revisado por vos.
• Respaldo de los archivos en la nube o en un disco externo.

Qué hacer si encontrás inconsistencias

• No entregues el reporte incompleto.
• Corrige los datos en el sistema y vuelve a exportar.
• Si el problema es de la factura del proveedor, pedí una factura corregida.
• Consultá con tu contador o con la Oficina de Tributación si tenés dudas sobre la clasificación de alguna operación.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si una factura no tiene clave de acceso?
Sin clave de acceso la Hacienda no puede validar el comprobante. Pedí al emisor que la incluya o solicitá una factura corregida.

¿Puedo usar facturas en papel?
Solo los comprobantes electrónicos son válidos para la declaración de IVA bajo la versión 4.4. Las facturas en papel pueden servir como respaldo, pero no como base del cálculo.

¿Cómo sé si mi compra está gravada con IVA?
Revisá el código de actividad (CABYS) y el tipo de operación (ATV). Si la compra corresponde a bienes o servicios gravados, el IVA aparecerá en el comprobante.

Próximos pasos

• Enviá el reporte y los XML al contador.
• Confirmá con él que el saldo de IVA está correcto.
• Realizá el pago o la solicitud de devolución según lo indique la Hacienda.
• Guardá toda la documentación por al menos cinco años, como lo exige la normativa.

Con estos pasos podés preparar la declaración de IVA de forma ordenada y evitar sorpresas al momento de presentar la información a Hacienda. Si tenés dudas específicas, escribinos o consultá a tu contador.