Partes y roles
Cuando registrás en el servicio datos de tus clientes, proveedores o empleados (por ejemplo, para emitir una factura), vos sos el responsable de esos datos y GoData es el encargado que los trata por tu cuenta, en los términos de la Ley 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales y su reglamento. Este acuerdo forma parte de los términos del servicio.
Qué datos y con qué fin
- Datos de identificación y contacto de clientes y proveedores: nombre, tipo y número de identificación, correo, teléfono, dirección y actividad económica.
- Datos económicos contenidos en los comprobantes emitidos y recibidos: conceptos, montos, impuestos, medios de pago.
- Datos de los usuarios que vos autorizás a entrar a tu negocio: nombre, correo y rol.
- Datos de huéspedes que envía tu sistema de hotel (por ejemplo, Oracle OPERA) para facturar un folio: nombre, identificación o pasaporte, correo, dirección y consumos.
- Fotos y PDF de recibos de proveedores que subís o que llegan a tu buzón de recepción.
GoData los trata únicamente para prestar el servicio: emitir y recibir comprobantes ante el Ministerio de Hacienda, generar reportes, enviar los documentos a tus clientes cuando vos lo indicás y darte soporte. No los usa para fines propios ni los cede a terceros con fines comerciales.
Instrucciones del responsable
GoData trata los datos siguiendo tus instrucciones, que se expresan a través del uso normal del servicio (emitir, enviar, aceptar, exportar, eliminar). Si una instrucción implicara incumplir la ley, GoData te lo hará saber.
Subencargados
Para operar el servicio GoData se apoya en estos subencargados. Todos operan bajo contrato y con medidas de seguridad equivalentes:
- Namecheap, Inc. (Estados Unidos) · alojamiento y respaldos: servidores donde corre el servicio y se guardan sus copias de seguridad. Los datos se almacenan fuera de Costa Rica.
- Envío de correo electrónico: para mandar comprobantes y avisos a los destinatarios que vos indicás.
- Groq, Inc. (Estados Unidos) · inteligencia artificial: procesa las preguntas al asistente Rani junto con un resumen del estado del negocio, y las fotos o PDF de recibos cuando se usa «Leer con IA». No recibe contraseñas, PIN, llaves criptográficas ni credenciales de Hacienda. No usa los datos para entrenar modelos, y GoData tiene activada la retención cero de datos (Zero Data Retention), por lo que Groq no guarda el contenido de las consultas una vez respondidas. Solo interviene cuando se usan esas funciones.
Podés pedir la lista vigente con el nombre de cada proveedor por los canales de soporte. Si sumamos o cambiamos un subencargado relevante te avisamos con antelación.
Comunicaciones obligatorias
Por obligación legal, los comprobantes se transmiten al Ministerio de Hacienda de Costa Rica. Esa transmisión no es una cesión de GoData sino parte del cumplimiento tributario que vos, como emisor, realizás a través del servicio.
Seguridad
- Comunicación cifrada (HTTPS) entre tu navegador, el servicio y Hacienda.
- Llaves criptográficas y credenciales de Hacienda almacenadas cifradas; el PIN nunca se muestra ni se registra en bitácoras.
- Separación lógica de datos por negocio: cada empresa solo ve lo suyo y solo sus usuarios autorizados.
- Acceso del personal de GoData limitado a lo necesario para dar soporte, siempre bajo deber de confidencialidad; cada entrada a tu negocio queda registrada en su auditoría con nombre y hora.
- Respaldos diarios que se conservan 30 días, según el nivel de servicio.
- Bitácoras técnicas conservadas 12 meses como máximo; los datos de huéspedes que llegan desde OPERA se borran de ellas a los 90 días.
Incidentes
Si GoData detecta un acceso no autorizado o una pérdida de datos que te afecte, te lo comunica por correo sin demora injustificada y, a más tardar, dentro de las 72 horas siguientes a conocerlo, con la información disponible para que puedas cumplir tus propias obligaciones.
Derechos de las personas
Si un cliente tuyo ejerce ante GoData un derecho de acceso, rectificación o supresión, GoData te lo remitirá sin demora, a más tardar en 2 días hábiles, para que puedas responder dentro de los 5 días hábiles que fija la ley, y te asistirá con las herramientas del servicio (edición y eliminación de clientes, exportación de datos).
Devolución y eliminación
Al terminar la relación, tenés 30 días para exportar tus comprobantes y datos. Pasado ese plazo GoData los elimina, salvo lo que una ley o una autoridad competente le obliguen a conservar. Las copias que queden en respaldos se borran a los 30 días, cuando vence cada respaldo. Conservar los comprobantes durante el plazo tributario es obligación tuya como contribuyente.
Auditoría
Podés pedir información razonable sobre las medidas de seguridad aplicadas para verificar el cumplimiento de este acuerdo.
Ver todos los documentos legales.